Pemanfaatan Mail Merge untuk Membuat Surat Undangan dengan Penerima Berbeda

Desember 23, 2021

Pemanfaatan Mail Merge untuk Membuat Surat Undangan dengan Penerima Berbeda

Microsoft Word merupakan salah satu software yang sering digunakan dalam dunia pendidikan dan perkantoran, untuk mengolah kata seperti membuat surat, makalah, laporan, dan sebagainya. Sehingga setiap pekerja di dunia pendidikan dan perkantoran dituntut untuk mampu menguasai keteraampilan menggunakan perangkat lunak Microsoft Word. Software ini menyediakan fungsi Mail Merge, yaitu fitur yang berfungsi sebagai pengolah kata dengan memasukkan nilai suatu variable dari basis data ke dalam sebuah template, sehingga memungkinkan kita dalam membuat surat dengan template yang sama namun dengan penerima berbeda dalam jumlah banyak. Nantinya dalam pengoperasian Mail Merge kita bisa memanfaatkan dua software, yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel. Fitur Mail merge dapat digunakan untuk pembuatan 4 jenis dokumen sebagai berikut:

1) Surat (Letter)

2) Label Surat (Mailing Label)

3) Amplop (Envelope)

4) Direktori (Directories)

Langkah-Langkah

1) 1) Menyiapkan file master

Langkah pertama yang harus dilakukan, yaitu menyipkan file master surat undangan yang akan diberi nama penerima yang berbeda. Jangan lupa berikan tanda untuk kategori yang akan diinput.

2) 2) Membuat database penerima di Excel

Langkah kedua yang harus dilakukan, yaitu membuat tabel penerima sesuai dengan kebutuhan, seperti nama, alamat, no. HP, dan email. Pastikan semua data yang diinput sudah tertulis dengan benar.

3) Mulai Mail Merge

a) Buka File Master di Microsoft Word

b) Pilih Mailings lalu pilih Select Recipients dan pilih Use an Exhisting List

c) Pilih file Excel yang telah diinput beberapa data yang dibutuhkan sebelumnya. Nantinya akan muncul tabel seperti di bawah ini, pilih file yang sesuai dan klik OK.

d) Hapus tanda untuk kategori lalu pilih Insert Mail Field lalu pilih kategori sesuai dengan kebutuhan. Karena kategori yang diinput di bawah ini adalah Nama Peserta maka pilih Nama Peserta pada menu yang ada di Insert Mail Field. Hal ini nantinya akan disesuaikan sesuai kolom atau kategori yang akan diinput.

e) Setelah semua kategori telah melalukan Insert Mail, maka kita bisa melihat hasilnya dengan memilih Preview Result, dan pilih tombol untuk melihat hasil Merge lainnya.

f) Apabila kita ingin menguraikan hasil mail merge kita bisa memilih menu Finish & Mail lalu pilih opsi Edit Individual Documents atau apabila ingin langsung mencetak dokumen bisa memilih opsi Print Document.